Firma electrónica de asistencia: qué mira realmente una auditoría

Por qué esta hoja importa más de lo que parece

Una hoja de firmas no sirve para vigilar quién vino. Sirve para probar que la prestación se ejecutó. Es la pieza que reclama un financiador antes de pagar, y la que pide un auditor para comprobar que lo facturado ocurrió.

De ahí una consecuencia que muchos descubren tarde: una hoja incompleta no cuesta una observación, cuesta una financiación. Y los defectos son siempre los mismos.

• Una sola firma para toda la jornada. Una media jornada perdida deja de verse: la hoja no distingue mañana de tarde.
• Firmas recogidas al final, de todos, en veinte segundos. Nada indica que se dieran en el momento adecuado.
• El formador que no firma. La presencia de los alumnos la acredita… nadie.
• Nada sobre la modalidad. El expediente no dice si la sesión fue en aula o a distancia, aunque las reglas difieren.

Qué debe contener una hoja

Sea cual sea la herramienta, una hoja que se sostiene lleva cinco cosas.

1. La identificación de la prestación: título, fechas, lugar, nombre del formador y la entidad que la imparte.
2. Un desglose por media jornada. Es la unidad que esperan los financiadores. Una línea por alumno y media jornada, no por día.
3. Una firma por alumno y media jornada, dada durante la sesión y no después.
4. La firma del formador en cada media jornada. Es la que acredita que la sesión tuvo lugar.
5. La modalidad: presencial o a distancia. A distancia la firma cobra aún más importancia, porque no hay aula que lo atestigüe.

Añada las ausencias marcadas explícitamente. Una casilla vacía no es una ausencia: es una ambigüedad, y un auditor la leerá como un defecto.

Lo que el papel no sabe hacer

El papel tiene un defecto que ningún rigor compensa: no guarda la hora. Una firma manuscrita no dice si se dio a las 9:05 o a las 17:55 del viernes, cuando alguien hizo circular la hoja para recuperarlo todo.

Tiene además los problemas conocidos: la hoja olvidada en el coche, la que hay que escanear, la que un alumno que llegó tarde nunca firmó y que se descubre tres semanas después. Y a distancia, sencillamente no sirve.

La firma electrónica de asistencia de EduTools resuelve esos puntos porque registra lo que el papel pierde:

• Un tramo por media jornada, que usted abre al principio y cierra al final. Fuera de un tramo abierto, nadie firma.
• Una firma con marca de hora: la hoja guarda la hora exacta y señala las firmas tardías en vez de mezclarlas con las demás.
• Un enlace o código QR individual: cada uno firma desde su móvil, con el dedo. Nada que hacer circular.
• La firma del formador en cada tramo, en el mismo sitio.
• Un PDF listo al instante, con sus menciones y su logotipo, y una exportación CSV si el financiador prefiere la hoja de cálculo.

A distancia funciona igual: el enlace va al chat de la sesión, cada uno firma desde su casa, y la modalidad queda escrita en la hoja.

La presencia no basta: la asiduidad se prueba de otro modo

Un error frecuente es creer que la hoja de firmas responde a todo. Prueba la presencia. No prueba la participación, que es otra exigencia.

Un auditor que busca asiduidad mira si algo acredita que la persona hizo algo más que estar conectada. Las huellas útiles están en otro sitio: las respuestas a un cuestionario, las aportaciones a un mural, un ejercicio entregado, el resultado de una evaluación final.

Es el tema de nuestro artículo sobre probar la asiduidad y la participación.

Y en el mismo expediente, el cuestionario de satisfacción responde a una tercera exigencia: la recogida de apreciaciones, en caliente y en frío.

Los datos que recoge, y qué hace con ellos

Recoger una firma es tratar un dato personal. Bastan dos reflejos para quedar limpio.

Pida solo lo que sirve. Un nombre, una firma y una hora bastan para una hoja de asistencia. Nada obliga a recoger más, y todo lo que recoja de más tendrá que justificarlo, protegerlo y borrarlo.

Diga cuánto tiempo los conserva. Las piezas de un expediente de formación se guardan el tiempo que exigen financiadores y controles, no indefinidamente. Fije el plazo, escríbalo y cúmplalo.

Nuestro artículo sobre los datos de los alumnos detalla lo que se aplica a una entidad de formación.